Outil
[Synthèse de l’Atelier RH organisé par Eurasanté le 27 mai 2021]
Les chiffres clés sur le télétravail dans les Hauts-de-France
La mise en place du télétravail par les entreprises a été accélérée par la crise sanitaire :
Source : CCI Région Hauts-de-France, Mars 2021
Adaptations matérielles : Garantir un confort de travail
Le télétravail ne se résume pas à la simple transposition du travail chez soi. Il implique des changements dans l’adaptation matérielle, et les formes de management d’organisation.
Globalement, il apparaît que les entreprises avaient déjà pris le virage de la digitalisation pour l’ensemble des salariés, sans distinction d’âge. Ainsi, l’investissement matériel a été moindre, même si les organisations ont dû réaliser quelques investissements matériels tels que des ordinateurs portables pour celles et ceux non équipés, des casques audios, des systèmes de téléphonie sur ordinateur, etc. Pour les salariés seniors, les adaptations matérielles sont sensiblement les mêmes que pour l’ensemble des salariés.
Des outils de travail collaboratif ou à distance ont été également déployés : systèmes de visio-conférence (Teams, Zoom,…), système pour passer et recevoir des appels téléphoniques externes directement de l’ordinateur (Cisco Jabber), logiciel de gestion de projet (Trello…).
– Prévoir investissements matériels de base : ordinateur portable, écran, fauteuil ergonomique, casque audio et outils collaboratifs. Il s’agit de répondre à une obligation de l’employeur, de détecter les besoins matériels en fonction du poste, de préserver la santé et de fournir les bons outils.
– Prévoir une assistance technique pour les personnes les moins à l’aise avec les outils informatiques.
– Si vous n’avez pas de service dédié au sein de votre entreprise, vous pouvez demander à des salariés volontaires de devenir référents pour apporter leur aide.
Indemnisation télétravail : prendre en charge les frais
Nous avons pu voir que les entreprises ont dû investir dans du matériel afin de garantir de bonnes conditions de travail aux collaborateurs qu’ils soient à domicile ou en présentiel. Cet investissement n’est pas que matériel. De plus en plus, l’indemnisation « télétravail » est plébiscitée, motivée par la tolérance administrative engagée par l’URSSAF en janvier 2021.
En effet, lorsque le salarié en télétravail engage des frais professionnels (coût d’électricité, chauffage, eau, consommables…), l’allocation forfaitaire versée par l’entreprise est réputée utilisée conformément à son objet et bénéficie d’une exonération de cotisations et contributions sociales sans demande de justificatifs.
Plus d’informations : URSSAF
Adaptations organisationnelles : proposer un cadre de travail
Afin de proposer un cadre de télétravail clair, un accord ou une charte peuvent être rédigés en lien avec les représentants du personnel.
Négocier un accord ou élaborer une charte demande principalement de :
- Tester le télétravail avec des adaptations au cours du temps (modalités, jours, heures)
- Penser qu’un métier n’est pas nécessairement entièrement télétravaillable
- Accompagner la mise en place du télétravail. Le télétravail n’est pas toujours une évidence : favoriser les dynamiques d’apprentissage, prévoir des mesures d’accompagnement
- Adopter un formalisme proportionné (retour en arrière possible).
- Prendre en compte les différences de situation de vie, à savoir le lieu de vie de la personne, si elle compte des enfants dans le foyer ou non, etc. (plutôt que de parler de différences intergénérationnelles).
Des structures peuvent accompagner les entreprises pour la mise en place de ces accords : l’ARACT, les services dédiés comme service RH d’Eurasanté, etc.
Adaptations managériales : garder le lien
C’est ici qu’entre en scène le manager et sa capacité à prendre en compte les besoins individuels de son équipe. En télétravail, il est plus difficile de capter les signes et micro-expressions que nous percevons lorsqu’un salarié n’exprime pas un besoin émotionnel. Sur ce point, les salariés seniors arriveront généralement mieux à gérer le travail à distance. Il faudra toutefois porter une attention particulière au droit à la déconnexion des salariés afin que l’équilibre vie professionnelle et personnelle soit respecté. Ils ont, en effet, moins besoin d’interactions sociales sur leur lieu de travail car ils sont moins isolés que de jeunes générations pour qui le besoin social est un pilier.
– Organiser des temps dédiés : pause-café à distance afin de conserver une « normalité », préserver et conserver le lien au travers de discussions informelles (interdiction de parler travail !) ; groupes de parole ; météo d’équipe – il existe des applications mobiles qui permettent aux salariés de partager leur humeur du jour ;
– Animer les équipes : s’appuyer sur un comité d’animation composé de salariés volontaires qui organiseront des activités sur les temps de pause ou des temps dédiés : jeux de société, défis sportifs, ateliers culinaires à distance, etc.
– Mettre en place des groupes de parole en lien avec la médecine du travail avec la possibilité d’une rencontre individuelle avec un.e psychologue du travail
– Faire appel à des structures spécialisées et/ou plateformes diverses, si besoin, telles que : WeTalk https://www.wetalk.life/, StopBlues – https://stopblues.fr développé par l’INSERM, SOS crise au 0800 19 00 00 par l’Association Transmetteurs.
– Bouger ! Organiser des activités de mobilité, sportives au bureau ou à distance permettra de garder le lien social, de prendre soin de ses collaborateurs par le mouvement. Vidéos disponibles sur Youtube = 5 min d’étirements par jour : https://www.youtube.com/c/MajorMouvement/videos. Des structures sont également spécialisées et peuvent accompagner les entreprises, telles que Moha, pour co-construire et développer sa propre culture du bien-être ou Axomove, pour prendre en charge des problématiques de santé physique.
Adaptations managériales : prendre en compte les différences générationnelles si besoin
L’intergénérationnalité dans un contexte de travail à distance : il s’agit de prendre le temps de l’ajustement culturel en équipe, de définir comment garantir le « bien travailler ensemble »
S’appuyer sur des leviers positifs pour les différentes générations : règle des 3 P
- Participation : qu’est-ce qu’on garde de la manière de travailler d’avant ?
- Projection : et ainsi répondre à la crise de sens, utiliser le futur comme médiateur de réengagement, mettre en action
- Plaisir : reprojeter sur la motivation intrinsèque des personnes.
Et demain ?
- 86% des télétravailleurs souhaitent poursuivre le télétravail dit « hybride » (effectué entre le domicile et le bureau) à raison de 2 jours/semaine en moyenne ;
- Les infrastructures qui hébergent des bureaux se réinventent pour proposer des environnements de travail et des offres de services en accords avec les nouvelles pratiques et attentes ;
- La mobilité des salariés est au cœur des nouvelles réflexions au sein des entreprises et pourraient favoriser la revanche des villes moyennes sur les grands centres urbains.